Op kantoor gebeurt het regelmatig dat je documenten dient in te scannen. Je gebruikt hier bij voorkeur de kantoorprinter met scanner. Hier zijn de zaken waar je op let als je een kantoorprinter koopt, huurt of leaset om te scannen
Snelheid van het scannen
Zo goed als elke kantoorprinter, zeker een all-in-one bedrijfsprinter, zal de functie hebben om te kunnen scannen, de vraag is alleen of dit met de juiste snelheid gebeurt. Als we verschillende kantoorprinters vergelijken kan de snelheid al snel een halve minuut per bladzijde zijn. Als je dan een contract van 20 bladzijden moet scannen, heb je er een dagtaak aan. Kijk dus goed naar de aangegeven snelheid van het scannen. De snelheid staat meestal bij de technische informatie van de printer. Scan je vaak foto’s? Dan kijk je ook goed naar de snelheid van kleur scannen.
TIP: Een multifunctional met scanner die 26 PPM kleur, tot 30 PPM zwart-wit kan leveren is al vrij snel. Er zijn toestellen die zelfs 100 – 200 PPM kunnen leveren. ( PPM = pagina’s per minuut )
Formaat van het scannen
Werk je in een bouwbedrijf of ingenieursbureau dan zal je standaard grotere formaten wensen. Maar ook andere bedrijven gebruiken soms grotere formaten bij documenten zoals flow charts, grote boeken, … . Kijk dus goed op voorhand welk formaat van papier ( A4 / A3 ) je wenst te scannen. Er zijn ook kantoorprinters die het mogelijk maken om enkele gescande beelden samen te voegen maar dit is niet steeds handig.
Kwaliteit: ook kleur scannen, foto’s scannen, schetsen, tekeningen, …
Test ook steeds de kwaliteit van de scans. Als er kleine nuances in een document zitten mogen deze niet verloren gaan tijdens het scannen. Hierbij is de kleurdiepte belangrijk. Een invoer 30-bits / uitvoer 24-bits geeft reeds een mooi resultaat. Maar ook het aantal niveau’s contrast de scanner kan bieden is belangrijk.
We denken dan bijvoorbeeld aan:
- Zachte tekst met een potlood;
- Nuances in grijswaarden of kleuren die belangrijk zijn (veel roze tinten, … )
- Waarheidsgetrouwe kleuren (ral kleuren bij keukens of machines, .. )
- …
TIP: De belangrijkste factor voor mooie scans is de scanresolutie of DPI van de scanner. Een scanner 600 x 600 DPI geeft al een zeer mooi resultaat.
Gebruiksgemak en eenvoud tijdens het scannen van documenten
Je zou er bijna niet bij stilstaan maar er zijn veel manieren om documenten te scannen als je kantoorprinters gebruikt. Sommige vragen om een document op het bovenblad te leggen en bij andere moet je de bladzijden via een feed (papierlade) laten opnemen.
De manier van werken is niet zo van belang maar wat wel van belang is of je meerdere bladzijden kan scannen zonder telkens zelf actie te moeten ondernemen. Via een feed kan dit perfect. De documenten manueel plaatsen in de printer en telkens het bovenste plateau moeten opendoen wordt al een aardige taak.
Scans exporteren / opslaan
Nadat je scanner klaar is met scannen, biedt een professionele kantoorprinter de mogelijkheid om de gescande digitale documenten te exporteren. Kijk goed na of je gebruik kan maken van volgende opties:
- CIFS: Wanneer je “scannen naar netwerk kiest”, kan je documenten rechtstreeks naar een gedeelde map op een CIFS-server op uw lokale netwerk of op internet scannen;
- Scans verzenden via FTP naar Cloud;
- Scans verzenden via HTTP / HTTPS;
- Scannen verzenden naar USB-geheugen;
- Scan verzenden via E-mail;
- Verzenden naar Computer;
- Verzenden naar een externe scanbestemming;
- …
Ga altijd na of je wel alle functies nodig gaat hebben.
Indeling van scans
Je kan instellen op de printer in welk digitaal formaat of indeling je de scans wenst te bewaren / exporteren. Dit kan belangrijk zijn om ze eventueel in te lezen in software die bepaalde indelingen toelaten. De meest voorkomende formaten zijn: scannen naar GIF, scannen naar JPEG, scannen naar TIFF, scannen naar PDF, scannen naar PPTX… Je kan ook combinaties vragen zoals: documenten scannen naar PDF en ze vervolgens automatisch via mail verzenden.
Testen is weten
Als je op punt staat een kantoorprinter te kopen of te leasen, kan je maar best vragen om een bepaald document, foto of tekening te mogen scannen. Zo ken je direct het resultaat. Leveranciers hebben natuurlijk eigen testmateriaal maar dit wil niet zeggen dat ze voldoen aan jouw eisen.
Zo kies je de juiste kantoorprinter
Wens je vrijblijvend advies welke printer het best bij jouw zakelijke noden past? Welke beste kantoorprinter heeft de laagste kost per print? Vraag een gratis en vrijblijvende offerte met gratis advies aan!