Kopieën op het werk worden vaak genomen omdat kopiëren sneller werkt en ook enkele voordelen heeft boven printen… Waar let je bij een kantoorprinter met copier?
Officiële documenten kopiëren op kantoor: klasseren
Een kopie zorgt er voor dat officiële documenten kunnen gedupliceerd worden. Ze dienen niet alleen voor het klasseren maar zijn ook rechtsgeldig. Rechtsgeldig in die zin dat je kan aantonen dat er voorafgaande afspraken waren mochten er conflicten ontstaan.
Let wel: een kopie heeft enkel een juridische functie als beide partijen of een rechter inziet dat de kopie overeenstemt met het origineel.
Kopiëren op kantoor voor tijdswinst
Kopieën maken is ook handig om tijd uit te sparen. Bij een gesprek of meeting kan er snel een kopie genomen worden van een grafiek, nota of document waarna er slechts één bepaalde werknemer verder werkt aan het onderwerp zonder dat andere werknemers tijd verliezen. Documenten kopiëren kan ook bij leveranciers of klanten zodat het document later in detail kan bekeken worden.
Functies van de kopier
Er zijn een aantal functies die belangrijk zijn in de keuze van de kopieerfunctie:
Eerste kopie maken
Een bedrijfsprinter die een kopieerfunctie heeft, noemt men een all-in-one printer. Naast printen, scant en faxt dit toestel documenten. Afhankelijk van het toestel, kan je zwart-wit kopies en / of kleurenkopies maken. Je dient rekening te houden dan een kopieertoestel dat niet opgewarmd is, de eerste zwart-wit kopie of kleurenkopie wat trager zal leveren. Vraag na hoelang het duurt vooraleer de eerste kopie uit de machine rolt.
Snelle kopieermachine
Is het toestel opgewarmd, dan gaat het een stuk sneller. Dan kan een professionele all-in-one printer tot wel 25 PPM ( PPM = Prints Per Minuut ) leveren in A4 zwart-wit kopies en / of A4 kleurenkopies. Wens je een A3 zwart-wit kopie en / of A3 kleurenkopie, dan kan je tot wel 15 PPM ( PPM = Prints Per Minuut ) maken.
Hoge kwaliteit copier
Is de kwaliteit van de copies belangrijk? Wens je elk detail te tonen? Wens je geen kwaliteitsverlies, mooie kleurenkopies? Dan kies je voor een kantoorprinter met kopieermachine die kopies levert in minimaal 600 DPI of meer. Vraag na hoeveel niveau’s contrast / kleurdiepte de copier levert.
Maximum aantal pagina’s kopieren
Ga na hoeveel copies je maximaal kan nemen in 1 keer. Het aantal zal grotendeels afhangen van de grootte van de papierlade(s). Multicopies kunnen gaan van maximaal 100 – 10.000. Dit is belangrijk indien je op kantoor grote volumes dient te kopieren.
Papier
Ben je tevreden met een A4-kopier of heb je nood aan een A3-copies of groter? Over het algemeen zijn A3-kopiers duurder dan A4-kopiers. Wens je dubbelzijdig af te drukken of niet? Dient het paper gesorteerd uit de kopier te komen of niet? Hoeveel en welke papiersoorten kunnen in de papierfeeder geplaatst worden? Vraag alles goed na indien je een nieuw printer met copies wenst te kopen.
Kopie omdat het origineel niet ter beschikking is
Als laatste halen we even aan dat je als bedrijf ook kopieën neemt omdat het origineel niet beschikbaar blijft voor je bedrijf. We denken hier vooral aan:
- Diploma’s van werknemers;
- Logistieke documenten van klanten of leveranciers;
- Officiële documenten van persoonlijke aard; (volmachten, ID’s, kopie van een process verbaal van een werknemer, … )
- Loonbeslag;
- …
Omdat kopiëren goedkoper is dan printen
In sommige gevallen gaat het sneller om documenten te kopiëren dan documenten uit te printen. Vanaf 10 exemplaren kan je de vraag stellen wat de beste optie is. Het is belangrijk dat je deze optie goed communiceert naar je werknemers zodat deze er ook steeds rekening met deze optie houden.
Moet ik steeds op kantoor kopiëren?
Bij het maken van kopieën mag je jezelf ook de vraag stellen of je dit massaal wenst te doen. Het is handig als je kantoorprinter deze functie heeft maar er zijn verschillende kopiecentra waar je veel goedkoper en sneller kopieën kan maken. Zeker bij grote volumes. Deze bedenking gaat ook bij het uitprinten van documenten of brochures. Extern kopiëren is soms de betere optie.
Zo kies je de juiste kantoorprinter
Wens je vrijblijvend advies welke printer het best bij jouw zakelijke noden past? Welke beste kantoorprinter heeft de laagste kost per print? Vraag een gratis en vrijblijvende offerte met gratis advies aan!