De installatie van kantoorprinters op je bedrijfsnetwerk is niet zo eenvoudig als bij een thuisnetwerk. Eerst en vooral heb je het veiligheidsaspect en natuurlijk ook de bereikbaarheid. Op welke services doe je beroep voor het installeren van een kantoorprinter?
De fysieke installatie van een printer op je bedrijf
Tegenwoordig vergeten we wel eens dat de printer ook nog effectief fysiek aanwezig zal zijn op ons kantoor. De juiste plaats zoeken is soms lastiger dan gedacht. Zo denken we onder meer aan:
- Is de printer voor iedereen vlot toegankelijk;
- Is er genoeg ruimte rond de printer om te printen, scannen of kopiëren?;
- Kan je vlot werken rondom de printer werken; ( sorteren, bundelen, … )
- Bij eventuele defecten is de printer: vlot bereikbaar / te verplaatsen;
- …
Daarnaast dient de printer ook vlot op je bedrijfsnetwerk aangesloten worden. Als je dit niet draadloos wenst te doen, dan moet je ook rekening houden met de bekabeling van je huidige netwerk. Sommige bedrijven hebben een draadschema liggen en sommige bedrijven zullen op zoek moeten gaan naar de dichtstbijzijnde hub of router.
Wat je niet mag doen is de printer aansluiten op een user of één persoon. Als deze gebruiker zijn netwerk afsluit kan dit problemen geven. Ook tijdens het downloaden of uploaden van zware bestanden, kan dit betekenen dat het bedrijf niet vlot kan printen of scannen
Installatie van de printer op je netwerk
Hierboven haalden we reeds aan dat je de printer best niet aansluit op een kabel van één bepaalde user. Het is zelfs zo dat je de printer ook bij voorkeur in het centrum van je datanetwerk legt. Hoe directer de printer verbonden is met elke afzonderlijke user, des te beter.
Bij grote bedrijven is dit niet mogelijk maar daar werkt men dan beter met clusters van gebruikers. Tevens zal bij deze bedrijven de kans groot zijn dat elke cluster hun eigen printer toegewezen krijgt. De fysieke afstand tussen bureau en printer mag niet te groot worden want anders verliest men te veel tijd met heen en weer wandelen.
Toelevering van onderdelen (toner, papier, … )
Zorg dat de printer vlot te beleveren is. Wat we hiermee bedoelen is dat de printer snel moet voorzien worden van papier of toner.
Papier moet in de buurt liggen en de verantwoordelijke die de toner of cartridge verwisselt, met snel ter plaatse kunnen zijn. In de ideale wereld wordt de toner of inktcartridge tijdig gewisseld maar praktijk leert ons dat dit slechts gebeurt als de laatste print niet meer lukt.
Bijkomende services bij de installatie van een kantoorprinter
Als je zelf voldoende technische kennis in huis hebt: prima. Anderzijds kan je ook steeds beroep doen op bijkomende services tijdens de installatie van een kantoorprinter.
Zo zal de leverancier van je printer de printer zeker ter plaatse kunnen brengen. In sommige gevallen is dit zelfs gratis. Ook het aansluiten en testen van de printer gebeurt vaak door de leverancier zelf.
Het aansluiten op je datanetwerk zal echter gebeuren door je IT verantwoordelijke of door je data-netwerkbeheerder (IT bedrijf). Zorg dat ze reeds op voorhand de nodige voorzieningen treffen zoals het aanleggen van een datakabel tot aan de printer of beschikbaar maken van de wifi met user en paswoord ( huidige kantoorprinters werken met een uniek IP adres of gebruikersnaam net zoals je werknemers vandaar )
Zo kies je de juiste kantoorprinter
Wens je vrijblijvend advies welke printer het best bij jouw zakelijke noden past? Welke beste kantoorprinter heeft de laagste kost per print? Vraag een gratis en vrijblijvende offerte met gratis advies aan!