Er zijn tegenwoordig twee documenten flows in een bedrijf: analoog (hard copy, papier) en digitaal. Om dit probleem op te lossen kan je een bedrijfsprinter kopen met documentenbeheer. Zo kan je via eenvoudig documenten scannen met je printer en digitaal gebruiken in je ERP of CRM.
Waar en waarom krijgen we nog belangrijke documenten binnen op papier?
In veel gevallen zijn er nog papieren documenten in omloop bij je bedrijf omdat er klanten of leveranciers nog niet werken met geautomatiseerde documentverwerking (document processing). Ze sturen dan papieren documenten terug naar jouw bedrijf of sturen een fax. Zeker in bedrijven uit landen met slechte internetverbindingen of sectoren waar men nog steeds werkt zonder een administratie (zelfstandigen, garages, … )
Maar ook binnen je eigen bedrijf worden sommige zaken nog op papier uitgewerkt. We denken dan bijvoorbeeld aan werkschema’s of nota’s. Het is belangrijk om alle informatie digitaal te hebben en eventueel te koppelen. Zo kan je achteraf kijken of de ploegbaas juist was, of een werknemer correct gehandeld heeft, etc.
Enkele voorbeelden van papieren documenten die best bij je documentenbeheer komen:
- getekende contracten;
- offertes;
- leveringsbonnen;
- facturen;
- dienstnota’s;
- bijlagen;
- boetes, PV, …;
- werkschema’s;
- …
Documentenbeheer: digitaliseren via scannen op je printer
Documentenbeheer klinkt moeilijker dan het in werkelijkheid is. Tegenwoordig kan elke bedrijfsprinter scannen en deze ingescande documenten klasseren. Zo heb je steeds alle documenten beschikbaar in één map. Heb je extra software aangekocht dan koppel je de printer aan deze software zodat de scans automatisch in de software verwerkt worden.
TIP: kies voor documentenbeheer dat in de cloud werkt. Zo kan je overal je digitale documenten inkijken of opzoeken.
Waar worden deze scans of digitale documenten gebruikt?
Digitale documenten zijn handig omdat ze bij het oproepen van een dossier een volledig overzicht geven en bereikbaar zijn voor iedereen die dit dossier oproept. Vroeger werd veelal verwezen naar een dossiermap die dan fysiek aanwezig was op het bedrijf. Door afstandwerken en thuiswerk levert dit veel problemen op of op zijn minst vertraging. Hoe dan ook krijg je verkeerde inzichten en vertraging binnen je bedrijf.
De digitale documenten kan je gebruiken in gespecialiseerde software zoals:
- Customer relationship management (CRM)
- Enterprise resource planning (ERP)
- Supply chain management (SCM)
- Human Resources software (HR software / ATS)
Bijkomend voordeel van documentenbeheer en scannen via je bedrijfsprinter: dubbel gebruik
Als je documenten scant en inlaadt op je bedrijfssysteem, kan dit document meerdere malen gekoppelt worden. Zo kan de de personeelsdienst een onkostennota koppelen maar ook de financiële dienst kan deze onkostennota koppelen.
Zo kies je de juiste kantoorprinter
Wens je vrijblijvend advies welke printer het best bij jouw zakelijke noden past? Welke beste kantoorprinter heeft de laagste kost per print? Vraag een gratis en vrijblijvende offerte met gratis advies aan!